ESTRUTURA MATRICIAL: O QUE É E POR QUE USAR?
Estrutura organizacional matricial é uma disposição usada para distribuir os recursos e os colaboradores ao longo da organização. O organograma matricial tem vantagens e desvantagens, por isso é fundamental compreender suas características para determinar se esse tipo de estrutura é o melhor para a sua empresa.
Toda empresa, independentemente do porte e segmento de atuação, apresenta algum tipo de hierarquia, uma estrutura organizacional que estabelece a descrição de cargos e funções dentro da companhia. Essa divisão de um negócio pode ser feita de diferentes formas, dentre elas por meio da estrutura matricial.
Há ainda o modelo funcional, no qual cada setor tem um gerente. Já na divisional não há um por setor, mas sim por projeto.
A estrutura matricial, portanto, surge como uma alternativa menos tradicional, mas que tem se alinhado à proposta moderna das companhias.
Continue lendo o guia que preparamos e entenda o que é estrutura matricial, quais são as suas características e como saber se sua empresa pode usar esse modelo de organização. Confira!
* O que é estrutura matricial?
* Quais as características de uma estrutura matricial?
* Quando usar uma estrutura matricial?
* Quais as vantagens de uma estrutura matricial?
* Quais são as desvantagens da estrutura matricial?
* Como aplicar a estrutura matricial em uma empresa?
* O que é estrutura matricial?
A estrutura matricial se trata de um modelo organizacional que tem como característica a sua flexibilidade em relação a outras estruturas.
Essa organização oferece elementos da estrutura funcional, com a existência dos departamentos, e também da divisional, já que tem a ideia da divisão por projetos. Assim, aproveita o melhor dos dois modelos de forma melhorada e mais acertada.
Na estrutura matricial, cada setor é subordinado à sua liderança, mas também ao responsável pelo projeto, fazendo com que os colaboradores estejam sob uma subordinação dupla.
Esse modelo permite à empresa fazer investimento não somente na especialização dos setores, mas também na inovação e flexibilidade dos projetos independentes.
Grandes empresas adotam essa estrutura para aproveitar os benefícios das suas características em suas rotinas.
Vale ressaltar, ainda, que existem três modalidades dessa estrutura. São elas:
* organização matricial fraca: esse tipo de estrutura organizacional é bem próximo a um modelo de hierarquia tradicional do local de trabalho. Apresenta um gerente funcional, que supervisiona de forma geral um projeto da empresa e atua como a principal fonte de tomada de decisão. Mas, também existem os gerentes de projetos que são pontos locais de autoridade. Esses respondem hierarquicamente ao gerente funcional;
* organização matricial equilibrada: nesse segundo tipo de estrutura matricial, uma autoridade maior é garantida ao gerente do projeto. Ainda assim, há a presença do gerente funcional, mas o gerente de projeto também toma decisões e é solicitado pelos funcionários;
* organização matricial forte: chegamos ao modelo de organização matricial forte. Nele, o gerente de projeto tem o mesmo poder ou até mais (em alguns casos) que o gerente funcional. Ele controla de forma primária as ações e recursos dos projetos.
Qual a diferença entre a estrutura matricial e funcional?
As duas formas de estrutura são semelhantes pelo fato de ainda existir um gerente para as funções. No entanto, a estrutura matricial conta com um reforço: um gerente extra que auxilia nos projetos designados.
Além disso, o gerente de projetos é responsável por uma equipe com colaboradores de diversos setores, diferentemente do gerente de departamento típico da estrutura funcional, que lidera apenas pessoas do seu próprio departamento.
Por exemplo, um gerente de vendas na estrutura funcional estaria encarregado de uma equipe de colaboradores apenas do setor de vendas.
Isso continua a ser a função do gerente de departamento na estrutura matricial.
No entanto, o mesmo funcionário de vendas, que responde ao gerente de departamento, também responderá ao gerente de projetos e será designado a uma equipe com outros colaboradores de outras especialidades para a execução de determinado projeto.
Qual a diferença entre estrutura matricial e divisional?
A estrutura divisional é geralmente utilizada para grandes empresas que estão em operação em extensas áreas geográficas ou têm departamentos responsáveis ??por tipos diversos de produtos e áreas de mercado.
Por exemplo, uma fábrica de peças de automóveis pode ser dividida em vários departamentos de acordo com os produtos desenvolvidos por cada departamento. A vantagem dessa estrutura é que ela pode atender aos requisitos de forma mais rápida e específica.
A estrutura pode ser: localizações geográficas, clientes, produtos/serviços e projetos/processos.
Suas principais vantagens são: maior autonomia para cada unidade, desenho de marketing de acordo com o funcionamento de cada unidade e maior independência na tomada de decisões, para que a empresa possa atender mais rapidamente os clientes.
O que difere a estrutura matricial da vertical e horizontal?
No caso de uma organização vertical, o CEO está no nível mais alto, seguido pelos departamentos e seus respectivos supervisores. Em outras palavras, a escada vai descendo até o departamento inferior.
Nessa organização, a relação entre líderes e liderados está claramente definida. Nesse caso, a decisão é tomada em um nível hierárquico. Como sua estrutura é mais inflexível, a comunicação costuma ser mais lenta.
Já numa organização horizontal, a disposição de pessoas é feita por meio do agrupamento de conhecimentos semelhantes. Portanto, há uma maior disseminação de conhecimento entre pessoas da mesma área.
Em contrapartida, embora a comunicação entre os membros do setor tenha melhorado com o desenvolvimento da empresa, entre os departamentos ela enfraquece.
Por que implementar a estrutura matricial?
Se você possui uma empresa com vários setores, que executam diversos projetos, a departamentalização matricial facilita a gestão de cada setor de forma efetiva.
Por exemplo, digamos que uma empresa de tecnologia tem o setor administrativo, setor de call center e setor de TI. Terá, assim, um gerente para cada setor da organização, mas cada projeto desenvolvido – que pode conter equipes multidisciplinares – terá também um responsável.
Isso funciona porque muitas demandas vindas de setores são mínimas e fáceis de serem resolvidas. Então, não vale a pena sobrecarregar um gerente funcional com demandas que podem ser resolvidas por gerentes de projetos de forma rápida e efetiva.
Quais as características de uma estrutura matricial?
Se a sua empresa apresenta um ambiente mais flexível e adaptável e você quer ver a equipe render cada vez mais, a estrutura matricial pode vir para somar.
Algumas características dessa modalidade de organização empresarial são:
* interdependência entre as áreas de atuação;
* organização fluida para obter o melhor rendimento possível dos colaboradores;
* maior autonomia e participação dos funcionários que não se encontram nos cargos de maior hierarquia;
* estrutura organizacional voltada para projetos; e
* flexibilidade quanto a alterações na equipe.
Com várias especialidades reunidas na mesma equipe, os colaboradores se veem dependentes – em um bom sentido – dos colegas e podem contar com um time especializado na hora de resolver os desafios em conjunto.
Além disso, contar com os colegas de equipe na hora de resolver os desafios torna o trabalho mais fluido e cooperativo, criando uma cultura colaborativa.
Enquanto em outros sistemas organizacionais o chefe é a figura de maior autoridade, na estrutura matricial a coordenação de grupos dividida em dois gerentes diminui a carga de autoridade de apenas um chefe.
Agora, a responsabilidade é dividida, o que também ajuda os coordenadores de equipe a não apresentarem sobrecarga de trabalho.
Que tal conhecer melhor sobre cultura organizacional? Confira em nosso episódio do Me Explica Aí?
Quando usar uma estrutura matricial?
O modelo de estrutura matricial é indicado para companhias que contam com atividades diferentes, como produtos e projetos.
A partir da adoção desse modelo, a empresa passa a contar com um olhar gerencial para o setor e outro para o projeto. Ter um líder de equipe por projeto contribui para dividir a responsabilidade pelo sucesso do empreendimento.
Essa divisão torna possível que haja um gestor focado nas questões departamentais e outro dedicado apenas ao projeto.
Conforme os projetos forem sendo concluídos, ficará mais claro o quanto isso é relevante para o sucesso da empresa.
Pode ser uma alternativa bem interessante para empresas focadas na realização de projetos. Uma dica para quem ainda tem dúvidas é apostar no teste desse sistema.
Quais as vantagens de uma estrutura matricial?
A estrutura matricial, assim como todo sistema de organização, tem vantagens e desvantagens.
Para empresas modernas, cujo sistema de trabalho está voltado para projetos, pode ser o melhor modelo. O foco desse sistema está na eficiência e objetiva aumentar os lucros.
Confira, abaixo, as suas principais vantagens!
Rapidez
A tomada de decisões é muito mais rápida na estrutura matricial pela divisão de responsabilidades entre dois gestores.
O gestor do projeto tem autoridade para decidir mudanças em tempo real sem precisar consultar o outro gestor. Essa dinamicidade é fundamental para o bom andamento das companhias.
Mais produtividade
A divisão de responsabilidades também se reflete em maior produtividade para a empresa. Esse tipo de estruturação torna o dia a dia menos burocrático, potencializando os bons resultados.
Maior engajamento dos colaboradores
A dinâmica de trabalho contribui para que os colaboradores se tornem mais engajados em suas atividades.
Maior interação entre departamentos
Os departamentos passam a ter uma convivência mais próxima pela formação de equipes multidisciplinares. A aproximação entre colaboradores de diferentes setores é fundamental para criar vínculos mais fortes.
Maior união
A empresa passa a ter uma união mais palpável pelo intercâmbio de colaboradores em diferentes projetos.
Flexibilização
A estrutura matricial proporciona a possibilidade de maior flexibilização do quadro de colaboradores. Os colaboradores podem ser mais bem aproveitados quando se tem foco em seus talentos e não em uma simples divisão departamental.
Monitoramento de resultados
Tendo um gestor para cada projeto, torna-se mais simples manter o controle sobre os resultados obtidos.
O monitoramento pode ser feito por empreitada, identificando quais são as abordagens com maior número de resultados positivos.
Quais são as desvantagens da estrutura matricial?
O sistema de estrutura matricial oferece várias vantagens, mas pode abrir brechas para certas situações desfavoráveis.
Uma situação possível é um conflito de ideias entre gerentes (departamento e projeto). No entanto, essa é uma desvantagem que pode ser facilmente superada estimulando a criação de um ambiente favorável à comunicação interpessoal.
Outra desvantagem potencial envolve a possibilidade de duvidar de qual gerente procurar para resolver cada problema. Os funcionários podem ficar confusos, o que pode se refletir em atrasos.
Para evitar que esse tema se transforme em um problema, é importante esclarecer as responsabilidades de cada gestor. Com essas informações muito claras, os colaboradores certamente não terão dúvidas.
Obviamente, as possíveis deficiências referem-se ao cenário da empresa onde há ruído na comunicação.
Para as empresas que buscam estabelecer um diálogo mais claro entre os funcionários, esses problemas não surgirão. Uma divisão clara de responsabilidades e tarefas é essencial para o uso bem-sucedido da estrutura matricial.
Como aplicar a estrutura matricial em uma empresa?
Não é porque ela é um modelo de organização mais fluido que você não precisa planejar e estruturar a sua equipe formalmente para isso.
Em outras palavras, um bom planejamento é essencial para que essa estrutura funcione na sua empresa.
Confira abaixo quatro passos para aplicar a estrutura matricial na sua empresa!
Faça um organograma da empresa
Contar com um organograma na hora de estruturar as equipes da sua empresa ajuda muito nesse momento.
É por meio de um organograma prévio que você consegue visualizar melhor os colaboradores e quais são as suas respectivas funções dentro da empresa, para realocá-los de maneira eficiente no melhor grupo e melhor projeto.
Identifique as lideranças
Conhecer os perfis de liderança em uma empresa é uma qualidade de bons gestores que conhecem sua equipe.
Lembre-se que essa estrutura exige duas lideranças: a de setor e a de projeto. Por isso, você precisa ser estratégico na hora de escolher os gerentes das equipes.
Considerar desavenças e afinidades nesse momento pode ser uma boa opção para evitar conflito de interesses nas gestões dos grupos de colaboradores.
Treine a sua equipe
Uma mudança de estrutura na empresa é um bom motivo para capacitar a sua equipe. Afinal, mudar o modo como a empresa se organiza sem comunicar aos colaboradores como isso vai acontecer é um erro a ser evitado no início da implementação do sistema.
Prepare um programa de treinamento para a equipe e deixe bem claro como o sistema funcionará, explicando quem se reportará a quem.
Uma dinâmica de grupo pode ajudar a quebrar o gelo e fazer com que os futuros colegas se conheçam melhor.
Essa capacitação interna pode acontecer já com as divisões de equipe e lideranças definidas ou antes da implementação oficial do projeto.
Seja transparente com seus funcionários
O ideal é que um novo organograma seja montado após a implementação da estrutura matricial na empresa.
Afinal, agora são novas equipes que se reportam a novas lideranças. A ideia é enviar a todos os funcionários o organograma de suas equipes bem detalhado, explicando quem se reporta a quem e em quais situações.
Um organograma mais geral de todas as equipes também pode ser disponibilizado para que não restem dúvidas em relação ao sistema.
Conclusão
É recomendável encontrar profissionais capacitados ou uma consultoria especializada em organização matriarcal antes de começar as mudanças na sua empresa.
Discutir a estrutura com pessoas experientes e entender como implementá-la é o segredo para fazer isso de forma saudável e eficaz.
A estrutura organizacional matricial, portanto, é um modelo para garantir uma melhor gestão da organização. Como resultado, a comunicação é fortalecida, os funcionários são mais envolvidos, a produtividade e a lucratividade aumentam e a empresa cresce de forma saudável.
Agora que você entendeu o que é estrutura matricial e suas principais características, descubra o que é comportamento organizacional e por que o RH precisa ter atenção às condutas individuais dos colaboradores.
Fonte: Portal Blog Tangerino
