PRAZO DE GUARDA DE XMLS FISCAIS PASSA A SER DE 11 ANOS

Foi publicado o Ajuste SINIEF nº 2, de 11 de abril de 2025, que altera o prazo mínimo de guarda dos arquivos XML (Extensible Markup Language) dos documentos fiscais eletrônicos para 132 meses, o equivalente a 11 anos. A nova exigência entra em vigor em 1º de maio de 2025 e padroniza esse prazo em âmbito nacional.

A obrigatoriedade de retenção por 11 anos abrange os seguintes documentos fiscais eletrônicos:

● Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
● Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
● Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
● Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
● Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e);
● Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e);
● CT-e para Outros Serviços (CT-e OS);
● Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e);
● Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e);
● Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom).

Cada unidade federada poderá definir a tecnologia e o meio de armazenamento dos arquivos, o que reforça a necessidade de atenção às legislações locais complementares.

É importante destacar que esse novo prazo não altera a prescrição tributária prevista no artigo 174 do Código Tributário Nacional (CTN), que permanece em cinco anos. Ou seja, os 11 anos se aplicam exclusivamente à guarda dos documentos fiscais eletrônicos, e não ao prazo de exigência de créditos tributários.

A medida visa ampliar a segurança jurídica e o controle fiscal, garantindo maior acessibilidade às informações pelos órgãos fazendários e facilitando futuras fiscalizações.

Como garantir a guarda adequada dos arquivos XML por 11 anos
Com o novo prazo de retenção de documentos fiscais eletrônicos, os contribuintes devem adotar práticas e ferramentas que assegurem a conservação, integridade e acessibilidade dos arquivos XML durante todo o período exigido. Veja como se preparar:

1. Crie um sistema de organização digital padronizado
● Separe os arquivos por tipo de documento e por mês ou ano de emissão.
● Mantenha um padrão de nomenclatura dos arquivos XML para facilitar buscas futuras.
● Utilize pastas digitais organizadas por CNPJ e série/número da nota fiscal.

2. Realize backups periódicos e automáticos
● Configure backups automáticos em nuvem e localmente (discos rígidos externos ou servidores).
● Estabeleça uma rotina de verificação de integridade dos arquivos, para garantir que não estejam corrompidos ou ilegíveis.

3. Utilize soluções específicas para gestão de documentos fiscais
● Existem no mercado softwares especializados em armazenamento, gestão e consulta de documentos fiscais eletrônicos (DF-e), que atendem às exigências legais e facilitam o dia a dia da contabilidade.

Essas plataformas oferecem recursos como importação automática de XMLs da SEFAZ, controle de validade e status de documentos, e segurança contra perdas e invasões.

4. Atenção à legislação estadual
Embora o prazo seja unificado nacionalmente, cada estado poderá definir o formato de armazenamento, como uso de mídias específicas ou integrações com portais estaduais. Fique atento às atualizações da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.

5. Responsabilidade do contribuinte
É importante lembrar que a responsabilidade pela guarda dos documentos é do emitente e do destinatário, conforme a legislação fiscal vigente. Isso significa que mesmo quando o fornecedor disponibiliza o XML, o recebedor deve salvá-lo e armazená-lo de forma adequada.

Fonte: Contábeis